Smart Buddy installeren en koppelen aan Outlook

Smart Buddy is de assistent van WeGroup in je Outlook. Open je een mail van een klant, dan zoekt Smart Buddy die relatie op, toont je de polissen, risico-objecten en documenten die je kantoor al heeft, vat de mail samen en stelt vervolgacties voor. Je blijft dus in Outlook werken.

In dit artikel lees je wat je nodig hebt, hoe je de add-in installeert, hoe je je mailbox koppelt en wat je IT-beheerder moet doen als de koppeling geblokkeerd wordt.

Voor je begint

• Een WeGroup-account. Je meldt je in Smart Buddy aan met hetzelfde account als in het platform.
• Outlook voor Microsoft 365, in de browser, op je bureaublad of op je gsm. Outlook 2016 en ouder worden niet ondersteund.
• Een eigen mailbox. Gedeelde mailboxen, zoals info@ of schade@, worden vandaag nog niet ondersteund.
• Elke medewerker doet dit zelf. Smart Buddy werkt per persoon en per mailbox. Je beheerder kan de add-in wel in een keer uitrollen, maar de koppeling met de mailbox legt iedere medewerker daarna zelf.

Stap 1: de add-in installeren

Er zijn twee manieren, afhankelijk van hoe streng jullie IT-omgeving staat ingesteld.

Zelf installeren

1. Open Outlook en klik bovenaan in het lint op Apps ophalen of Store.
2. Zoek op WeGroup Smart Buddy en selecteer de add-in.
3. Klik op Toevoegen en volg de stappen.
4. Open een e-mail en klik rechtsboven op het apps-icoon om Smart Buddy te openen.

Centraal laten uitrollen

Werkt jullie kantoor met Citrix, een terminal server of een streng beveiligde omgeving, dan kan je de add-in vaak niet zelf installeren. Vraag je IT-beheerder om Smart Buddy uit te rollen via het Microsoft 365 Admin Center, bij Instellingen > Geintegreerde apps > Apps toevoegen. Zo staat de add-in in een keer klaar voor alle medewerkers.

🧐 Weet je niet welke situatie op jou van toepassing is? Probeer eerst de zelf-installatie. Verschijnt de add-in niet, dan is het de tweede weg.

Stap 2: aanmelden in Smart Buddy

1. Open een e-mail in Outlook en start Smart Buddy via het apps-icoon.
2. Klik op Inloggen met WeGroup en meld je aan met je WeGroup-account.
3. Smart Buddy opent in het zijpaneel naast je mail.

Stap 3: je Outlook-mailbox koppelen aan WeGroup

De add-in toont gegevens uit WeGroup. Om ook je e-mails aan de juiste klant te laten koppelen, verbind je je mailbox eenmalig met WeGroup.

1. Ga in het platform naar Instellingen > Verbindingen en klik op het tabblad Externe verbindingen. Je vindt Instellingen linksonder, door op je naam te klikken.
2. Klik bij Outlook op Verbinden.
3. Meld je aan met je Microsoft 365-account en geef de toestemming die gevraagd wordt.

❗Iedere medewerker legt deze koppeling zelf. Een beheerder kan ze niet in naam van een collega leggen, want de koppeling werkt altijd op de eigen mailbox.

Krijg je een foutmelding over toestemming?

In veel kantoren staat Microsoft 365 zo ingesteld dat medewerkers niet zelf toestemming mogen geven aan externe apps. Je krijgt dan bij het koppelen een melding dat een beheerder moet goedkeuren. Dat is normaal en het is eenmalig werk.

Een beheerder moet de app Smart Buddy een keer goedkeuren voor het hele kantoor. Daarna kan elke medewerker zelf koppelen via de stappen hierboven.

Wat je IT-beheerder moet weten

Bezorg onderstaande informatie aan je IT-beheerder of aan de partij die jullie Microsoft 365-omgeving beheert.

De app

• Naam: Smart Buddy, uitgever WeGroup NV, een geverifieerde uitgever in Microsoft Entra ID.
• Aanmelding via OAuth 2.0 authorization code flow met PKCE, en enkel gedelegeerde rechten. De app werkt dus altijd namens de aangemelde medewerker, en alleen in diens eigen mailbox.
• Het Application (client) ID bezorgt WeGroup op aanvraag via support@wegroup.be.

Gevraagde rechten (Microsoft Graph, gedelegeerd)

Niet gevraagd: geen verzenden, wijzigen of verwijderen van mails, geen agenda, contacten of bestanden, geen gedeelde mailboxen of mailboxen van collega's, en geen applicatierechten op de hele organisatie.

Mail.Read staat niet op de lijst die Microsoft standaard als laag risico beschouwt. Daarom vraagt een strikt ingestelde omgeving om goedkeuring door een beheerder.

Goedkeuren kan op drie manieren

1. Via de melding zelf: een medewerker start de koppeling, klikt op Have an admin account? Sign in with that account, meldt aan als beheerder, vinkt Consent on behalf of your organization aan en klikt op Accept.
2. Via een admin consent-link op het eigen domein. WeGroup bezorgt die link op aanvraag.
3. Via het Entra admin center > Enterprise applications > Smart Buddy > Permissions en dan Grant admin consent.

Hiervoor is de rol Global Administrator, Privileged Role Administrator, Application Administrator of Cloud Application Administrator nodig.

🧐 Aanbevolen extra beperking. Zet na de goedkeuring bij Smart Buddy > Properties de optie Assignment required op Yes, en voeg onder Users and groups enkel de medewerkers toe die met WeGroup werken. Andere medewerkers kunnen de app dan niet gebruiken.

Wat WeGroup met je mails doet

• Standaard enkel Postvak IN en Verzonden items. Je kan mappen zelf aan- of uitzetten.
• Om de 15 minuten een incrementele synchronisatie, met enkel leesaanroepen op je eigen mailbox.
• Van bijlagen enkel de naam, het type en de grootte, niet de inhoud.
• Mails worden aan de juiste klant gekoppeld en kort geanalyseerd: soort mail, actie nodig, samenvatting.
• Opslag bij Microsoft Azure binnen de Europese Economische Ruimte, al het verkeer via HTTPS.

De koppeling stopzetten

• Als medewerker: klik in WeGroup bij de Outlook-verbinding op Loskoppelen. Je kiest daarbij of de gesynchroniseerde mails ook verwijderd worden.
• Als beheerder: trek in het Entra admin center bij Enterprise applications > Smart Buddy de toestemming in, of verwijder de app. De synchronisatie stopt dan meteen voor iedereen.

En verder

• Smart Buddy gebruiken met Brio
• Smart Buddy gebruiken met BrokerCloud
• Mijn beheerpakket toevoegen

 

🧐 Loopt de installatie of de koppeling vast? Neem contact op met onze Supportdienst via support@wegroup.be of via de chat rechtsonderaan in het platform.